Toitures Services est une entreprise de couverture spécialisée dans les interventions courtes d'entretien, de réparation et de sécurisation des toitures, principalement au service des syndics de copropriété. Tout le travail se joue en hauteur, là où le client ne monte jamais. Le rapport sert donc à une chose : montrer le travail fait par l'entreprise. Marc Scherer, fondateur de l'entreprise, était convaincu de la nécessité de généraliser les rapports. Restait à les écrire sans y passer des heures.
Nos clients ne voient pas ce qui est fait, puisque c'est en hauteur. On nous demande de plus en plus de leur montrer ce qui se passe en toiture.— Marc Scherer, gérant fondateur
Le challenge
Marc Scherer a toujours fait des rapports, le problème était le temps passé par les conducteurs de travaux à les préparer. Avant Operys, les rapports étaient écrits sur Word, à partir des photos prises sur le terrain et retouchées au bureau. Les photos étaient ajoutées sur le serveur de l'entreprise une fois par semaine, parfois moins, au point de ne parfois plus savoir quelle photo correspondait à quelle terrasse. Il fallait souvent passer une heure par rapport pour sortir quelque chose de potable.
Le challenge, avant de changer d'outil, était de savoir si les chefs d'équipe allaient adhérer, car ce serait maintenant à eux de préparer les rapports. Après une formation de 20 minutes et les deux premiers rapports faits, l'outil a fait ses preuves par sa simplicité d'utilisation.
Ma crainte, c'était de savoir si les gars allaient accepter de faire les rapports. Au bout de 2 rapports ils avaient pris la main, et c'était parti.— Marc Scherer
La solution
Aujourd'hui, chaque équipe prend ses photos sur le chantier, les classe avant, pendant et après, et ajoute deux ou trois remarques. Le bureau complète le texte, puis envoie. Les chefs d'équipe ont adhéré immédiatement. Ce qui a été particulièrement apprécié sur le terrain c'est la flexibilité de l'outil. Chez Operys, pas de trames à remplir, pas de champs obligatoires, pas d'étapes à valider. Le rapport est construit paragraphe par paragraphe et s'adapte à chaque chantier.
On peut faire absolument ce qu'on veut. On n'a pas de limitation en nombre de photos.— Marc Scherer
Le résultat
Depuis qu'Operys est arrivé, le rapport est beaucoup plus rapide à faire et il est donc devenu presque systématique. Le rapport sert maintenant à mettre en avant le travail souvent invisible de l'entreprise. Une recherche de fuite, une reprise des faîtages, une réfection des solins, un changement de crapaudines, en une photo le client voit le service qui a été apporté par le professionnel. En plus de servir l'image de marque, le rapport permet aussi au client d'anticiper ses futurs travaux. Quand une complication non prévue apparait, elle se voit immédiatement au bureau qui peut faire le nécessaire auprès des équipes comme du client pour d'éventuels travaux complémentaires.
J'insiste sur la sécurité vis-à-vis de nos clients, pour bien montrer qu'on travaille proprement et nous différencier de la concurrence.— Marc Scherer
Chez les syndics de copropriété, proposer un rapport impeccable a un impact très net. Pour Marc Scherer, le rapport est un outil de fidélisation : la preuve, nette, d'un travail bien fait que le client ne verra jamais de ses yeux. Alors autant lui présenter joliment !
Les syndics nous disent : waouh. Là, on est avec du sérieux.— Marc Scherer
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Les réflexions qui nous guident dans la création d'outils robustes pour les professionnels du terrain.